【部门文件管理制度】为了规范部门内部文件的管理流程，确保文件的完整性、安全性与可追溯性，提升工作效率和管理水平，特制定本《部门文件管理制度》。该制度适用于部门内所有文件的起草、审批、发布、归档、查阅及销毁等环节。
一、文件分类
根据文件性质和用途，将文件分为以下几类：
| 文件类型 | 说明 |
| 公文类 | 包括通知、请示、报告、函件等正式公文 |
| 技术类 | 如技术方案、操作规程、项目计划等 |
| 行政类 | 如会议纪要、工作计划、总结汇报等 |
| 档案类 | 历史文件、历史记录、存档资料等 |
| 其他类 | 如内部通讯、邮件、备忘录等 |
二、文件管理流程
为确保文件的规范化管理，各部门应按照以下流程进行操作：
| 环节 | 责任人 | 操作内容 | 备注 |
| 起草 | 文员/负责人 | 根据业务需求撰写文件初稿 | 需符合格式要求 |
| 审核 | 部门主管 | 对文件内容进行审核，确保准确性和合规性 | 必须签字确认 |
| 审批 | 上级领导 | 对重要文件进行最终审批 | 重大事项需书面审批 |
| 发布 | 文员 | 将已批准文件分发至相关人员 | 可通过邮件或内部系统 |
| 归档 | 文员 | 按类别整理并归档保存 | 电子+纸质双备份 |
| 查阅 | 所有员工 | 按权限查阅相关文件 | 未经允许不得外传 |
| 销毁 | 文员/档案管理员 | 对过期或无用文件进行销毁处理 | 需登记备案 |
三、文件保管与安全
1. 电子文件：统一存储于公司内部服务器或指定云平台，设置访问权限，防止未经授权的访问。
2. 纸质文件：存放于专用文件柜中，按年份、部门、类型分类编号，便于查找。
3. 保密文件：涉及敏感信息的文件应单独管理，严格控制查阅范围，禁止擅自复制或外传。
四、文件更新与废止
1. 文件在使用过程中如需修改，应由原起草人提出申请，经审核后重新发布。
2. 已失效或被替代的文件应及时标注“作废”，并从公开渠道撤回，防止误用。
3. 每季度对文件目录进行一次清理，确保文件体系的完整性和有效性。
五、责任与监督
1. 各部门负责人对本部门文件管理工作负主要责任。
2. 文员负责日常文件的收发、归档及维护工作。
3. 公司行政部定期对文件管理制度执行情况进行检查，并提出改进建议。
通过本制度的实施，能够有效提升部门文件管理的科学化、制度化水平，为各项工作的顺利开展提供有力保障。
