在日常办公中，我们经常需要根据不同的数据源批量生成文档，比如制作邀请函、工资条或通知单等。这时，Word中的“邮件合并”功能就显得非常实用了。然而，许多用户在完成邮件合并后，希望将每个生成的文档以不同的文件名单独保存，以便后续分类管理。本文将详细介绍如何实现这一需求，帮助您更高效地处理文档。
一、准备工作
在开始操作之前，请确保您的Word版本支持邮件合并功能，并且已经准备好了数据源（如Excel表格）和主文档模板。数据源应包含所有需要替换的内容字段，而主文档则需设置好相应的占位符。
二、启用邮件合并
1. 打开Word文档并点击顶部菜单栏的“邮件”选项。
2. 在弹出的功能区中选择“开始邮件合并”，然后根据实际需求选择适合的目标类型（例如信函、目录等）。
3. 接下来点击“选择收件人”，导入事先准备好的数据源文件。
4. 完成数据源连接后，回到主文档编辑界面，在需要插入动态内容的位置插入对应的域代码。
三、设置合并规则与预览结果
- 点击“插入合并域”按钮，从下拉列表中挑选所需字段添加到文档中。
- 设置好合并规则后，点击“预览结果”查看效果。如果一切正常，则可以继续下一步。
四、实现自动命名并保存
默认情况下，邮件合并完成后会一次性输出所有文档。但如果我们想让每份文档拥有独一无二的名字，就需要借助VBA宏来实现自动化操作：
1. 首先确保启用了宏支持功能：
- 文件 -> 选项 -> 自定义功能区 -> 勾选“开发工具”
2. 打开“开发工具”标签页，点击“Visual Basic for Applications”进入编辑器。
3. 在左侧项目窗口右键点击“ThisDocument”，选择“插入 -> 模块”，然后粘贴以下代码：
```vba
Sub SaveEachAsSeparateFile()
Dim i As Integer
Dim FileName As String
With ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument ' 设置为新建文档
For i = 1 To .DataSource.RecordCount
.DataSource.ActiveRecord = i
FileName = .DataSource.DataFields("FieldName").Value & ".docx" ' 替换为实际字段名
.Execute Pause:=False
' 将当前文档另存为指定名称
Documents(ActiveDocument.Name).SaveAs FileName:=FileName, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
Documents(ActiveDocument.Name).Close SaveChanges:=False
Next i
End With
End Sub
```
注意：请根据实际情况修改代码中的字段名称（如`FieldName`），使其对应于数据源中的某个关键列。
4. 关闭编辑器返回Word界面，运行刚刚编写的宏即可完成批量命名及保存任务。
五、总结
通过上述步骤，我们不仅能够利用Word的强大邮件合并功能快速生成大量个性化文档，还能轻松解决多文档独立命名的问题。这种方法特别适用于需要频繁处理类似任务的企业或个人用户，极大地提高了工作效率。如果您对VBA不太熟悉，也可以尝试其他第三方插件或者手动调整，但无论如何，掌握基本原理才是最重要的！
